Out of the Box – Wahrheit oder Fiktion

Out of the Box - Wahrheit oder Fiktion

Seit jeher, stellt die Implementierung und der Betrieb eines ITSM-Tools Unternehmen vor große Herausforderungen. Langwierige Projekte, kontinuierliche Anpassungen und vor allem enttäuschte Erwartungshaltungen, rücken diese in ein schlechtes Licht.

In diesem Zusammenhang werben viele ITSM-Tool-Hersteller mit dem Versprechen von “Out-of-the-Box”-Lösungen, die angeblich sofort einsatzbereit sind und alle Bedürfnisse der Unternehmen abdecken. Doch wie viel Wahrheit steckt wirklich hinter diesen Versprechen?

Was bedeuten "Out-of-the-Box"-Lösungen?

“Out-of-the-Box” bezieht sich auf Softwarelösungen, die ohne zusätzliche Anpassungen oder Konfigurationen direkt nach der Installation einsatzbereit sind. Diese Lösungen sollen Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen, indem sie sofortige Funktionalität bieten, die auf die gängigsten Anforderungen zugeschnitten ist. Doch ist das wirklich so?

Die Realität hinter den Versprechen …

Oftmals sind “Out-of-the-Box”-Lösungen zwar einsatzbereit, aber nicht unbedingt maßgeschneidert für die individuellen Anforderungen eines Unternehmens. Sie bieten möglicherweise nur grundlegende Funktionen, die nicht alle spezifischen Prozesse und Workflows abdecken. Selbst bei “Out-of-the-Box”-Lösungen ist in den meisten Fällen eine gewisse Anpassung erforderlich, um sie an die Anforderungen eines Unternehmens anzupassen, wie z.B. die Befüllung mit Benutzerdaten, Standorten usw. Es ist immer ein gewisses Maß an Skepsis angebracht, um bei der Auswahl eines Tools die Variante auszuwählen, die am besten zu den eigenen Anforderungen passt.

Der Weg zu einer effektiven ITSM-Lösung

Gründliche Bedarfsanalyse:

Bevor ein Unternehmen sich für ein ITSM-Tool entscheidet, sollte es eine gründliche Analyse seiner Anforderungen durchführen. Dies hilft dabei, die Funktionen und Integrationen zu identifizieren, die für den eigenen Betrieb wirklich erforderlich sind. Hier haben sich sogenannte Proof of Concepts (PoC´s) als sehr nützlich erwiesen, um die Eigenen Anforderungen zu testen, als auch das Versprechen der Hersteller zu prüfen.

 

Flexible Lösungen:

Statt sich ausschließlich auf “Out-of-the-Box”-Versprechen zu verlassen, sollten Unternehmen nach flexiblen Lösungen suchen, die sowohl sofort einsatzbereit als auch anpassbar sind. Eine moderne Architektur ermöglicht es, das Tool im Laufe der Zeit zu erweitern und anzupassen, wenn sich die Anforderungen ändern.

 

Schulung und Support:

Um die Akzeptanz und Effektivität des ITSM-Tools sicherzustellen, ist eine umfassende Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter erforderlich. Benutzerfreundliche Schulungsprogramme und kontinuierlicher Support tragen dazu bei, die Produktivität zu steigern und den Mehrwert des Tools zu maximieren.

In der Welt des ITSM sind “Out-of-the-Box”-Versprechen von Tool-Herstellern weit verbreitet. Doch Unternehmen sollten diese Versprechen mit Vorsicht betrachten und die Realität hinter den verlockenden Angeboten genau unter die Lupe nehmen. Eine gründliche Analyse der eigenen Anforderungen, die Auswahl einer geeigneten Lösung und die Investition in Schulung und Support sind entscheidend für den Erfolg einer ITSM-Implementierung. Letztendlich liegt es an den Unternehmen, die richtige Balance zwischen sofortiger Einsatzbereitschaft und langfristiger Anpassbarkeit zu finden, um ihre IT Service Management-Ziele effektiv zu erreichen.

Warum so unzufrieden? – 5 Gründe warum ITSM Tools unglücklich machen!

In der digitalen Ära spielen Informationstechnologien eine entscheidende Rolle für den reibungslosen Ablauf von Prozessen in Unternehmen. Um die Komplexität im Betrieb von IT-Infrastrukturen bzw. IT Services zu bewältigen, setzen viele Organisationen auf den Einsatz von IT Service Management (ITSM) Tools. Diese sollen die Effizienz im Betrieb steigern, Prozesse optimieren und die Qualität der IT Servicebereitstellung verbessern. Doch trotz ihrer Vorteile stoßen viele Unternehmen immer wieder auf Unzufriedenheit im Zusammenhang mit der Implementierung und dem Betrieb dieser Tools. Im folgenden Blog-Beitrag wollen wir einigen Stolpersteinen auf den Grund gehen, die der Zufriedenheit mit der ausgewählten Lösung im Weg stehen.

Komplexität und Anpassungsfähigkeit

Eine der Hauptursachen für operative Unzufriedenheit liegt oft in der Komplexität der Tools. Die Implementierung erfordert nicht nur eine genaue Kenntnis der Unternehmensprozesse, sondern auch eine Anpassungsfähigkeit der Tools an sich ändernde Anforderungen. Oftmals sind Unternehmen mit komplexen Lösungen konfrontiert, die Schwierigkeiten bei der Skalierung und Anpassung an neue Geschäftsanforderungen bereiten. Neue Features müssen von langer Hand geplant, und meist von einer Armada an externen Beratern umgesetzt werden, da intern nicht genügend ausgebildete Mitarbeiter zur Verfügung stehen, um dies zu bewerkstelligen. Spätestens beim nächsten Upgrade bzw. Release Wechsel, müssen die mühselig durchgeführten Änderungen getestet werden, ob diese danach auch noch so funktionieren wie davor.

Mangelnde Benutzerfreundlichkeit

Die Benutzerfreundlichkeit spielt eine entscheidende und oft unterschätzte Rolle im erfolgreichen Einsatz und der Akzeptanz bei den End Usern. Wenn die Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, sich in der komplexen Benutzeroberfläche zurechtzufinden oder die Funktionen nicht intuitiv nutzen können, führt dies zu Frustration und einer Ablehnung der Tools im Unternehmen. Mangelnde Schulung und Support bei der Nutzung tragen ebenfalls zu diesem Problem bei.

Integrationsschwierigkeiten

Die nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur als auch mit den ITSM-Tools der Lieferanten, hat in den letzten Jahren immer stärker an Bedeutung gewonnen, und ist von entscheidender Bedeutung für den reibungslosen Einsatz, und die nahtlose Durchführung der Prozesse über die Grenzen der IT-Organisation hinaus. Integrationsschwierigkeiten können den gesamten Betriebsablauf beeinträchtigen und zu Ineffizienzen führen. Eine mangelnde Interoperabilität mit anderen Systemen kann zu Datenverlusten, Verzögerungen und unvollständigen Informationen führen, was die Effektivität der IT Servicebereitstellung beeinträchtigt.

Hohe Betriebskosten

Die Implementierung und der Betrieb einer ITSM-Lösung kann hohe Kosten verursachen, insbesondere wenn zusätzliche Module, Anpassungen oder Schulungen erforderlich sind. Zu Beginn wird vieles zugesagt, was die Lösung nicht alles leisten kann, um bei der späteren Implementierung dann entsprechend relativiert zu werden. In vielen Fällen überschreiten die Betriebskosten die anfänglichen Erwartungen, was zu Unzufriedenheit und Ärger, vor allem bei den Entscheidungsträgern führt.

Mangelnde Transparenz und Reporting

Ein weiterer Faktor, der zu operativer Unzufriedenheit führen kann, ist das Fehlen von Transparenz und aussagekräftigem Reporting. Wenn ITSM-Tools nicht in der Lage sind, klare Einblicke in den Zustand der IT Services, den Fortschritt von Projekten und die Einhaltung von Service Level Agreements (SLAs) zu bieten, wird die Entscheidungsfindung erschwert und das Vertrauen in die Tools sinkt.

Fazit

Die Unzufriedenheit beim Betrieb und der Nutzung von ITSM-Tools ist eine Herausforderung, der sich Unternehmen ernsthaft stellen müssen. Eine sorgfältige Auswahl, Implementierung und eine entsprechende laufende Nutzung der Tools sind entscheidend, um die gewünschten Vorteile zu realisieren, und die Kosten im Rahmen zu halten. Die Beachtung der genannten Punkte kann dazu beitragen, die Unzufriedenheit zu minimieren und den reibungslosen Betrieb der IT Services sicherzustellen. Doch auch das beste Tool kann den fehlenden Reifegrad in der eigenen Serviceorganisation nicht wett machen. Frei nach dem Motto: „A fool with a tool, is still a fool” (Grady Brooch)

SIAM und DevOps – Passt das zusammen?

SIAM und DevOps – Passt das zusammen?

Service Integration and Management (SIAM) und DevOps sind zwei Ansätze zur Verbesserung der IT Servicebereitstellung und -verwaltung, die auf den ersten Blick unterschiedlich erscheinen können. SIAM konzentriert sich darauf, verschiedene Serviceanbieter zu koordinieren und zu integrieren, während DevOps auf die Automatisierung und Zusammenarbeit zwischen Entwicklung und Betrieb abzielt. Dennoch können SIAM und DevOps gut miteinander kombiniert werden, um eine effiziente und agile IT-Umgebung zu schaffen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie sie zusammenarbeiten können: 

Klare Schnittstellen definieren

SIAM kann als Rahmenwerk dienen, um klare Schnittstellen und Rollen zwischen verschiedenen IT Serviceanbietern und den DevOps-Teams zu definieren. Dies erleichtert die Koordination und Kommunikation zwischen den verschiedenen Akteuren. 

Integration von DevOps in SIAM-Modelle

SIAM kann DevOps als einen der Serviceanbieter oder Serviceintegrationspunkte behandeln. Dies ermöglicht es, DevOps-Praktiken in die Gesamtstruktur der Servicebereitstellung zu integrieren. 

Automatisierung

DevOps ist stark auf Automatisierung ausgerichtet. Diese Automatisierung kann genutzt werden, um die Bereitstellung von Services in einer SIAM-Umgebung zu beschleunigen, zuverlässiger zu gestalten, und somit die Qualität zu verbessern

Kollaboration und Kommunikation

DevOps betont die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Entwicklung und Betrieb. Diese Prinzipien können auf die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Serviceanbietern in einer SIAM-Umgebung ausgedehnt werden, um sicherzustellen, dass Serviceübergänge reibungslos erfolgen und dass Probleme schnell gelöst werden. 

Monitoring und Feedback

DevOps betont das kontinuierliche Monitoring und die Rückkopplung, um Serviceprobleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Diese Prinzipien können in SIAM-Umgebungen angewendet werden, um sicherzustellen, dass alle Serviceanbieter die vereinbarten SLAs (Service Level Agreements) erfüllen. 

Schulungen und Coaching

SIAM und DevOps erfordern spezifische Fähigkeiten und Kenntnisse. Es ist wichtig, Schulungen und Schulungsprogramme bereitzustellen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die erforderlichen Fähigkeiten und Best Practices verstehen und anwenden können. 

Insgesamt können SIAM und DevOps zusammenarbeiten, um die Effizienz und Agilität in der IT Servicebereitstellung zu verbessern. Beide haben ein gemeinsames Ziel, und zwar die Lieferung von hoch qualitativen Produkten und Services, welche zu einer hohen Kundenzufriedenheit führen. Es ist jedoch wichtig, dass beide Ansätze auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten werden, um maximale Vorteile zu erzielen. 

Wie KI in einer SIAM Umgebung unterstützen kann! 

Wie KI in einer SIAM Umgebung unterstützen kann!

Künstliche Intelligenz (KI) kann in einem Service Integration and Management (SIAM) Umfeld auf verschiedene Weisen unterstützen, um die Effizienz, Qualität und Agilität der Servicebereitstellung zu verbessern. SIAM ist ein Rahmenkonzept für das Management von IT-Dienstleistungen, bei dem verschiedene Dienstleister zusammenarbeiten, um eine nahtlose Servicebereitstellung für eine Organisation sicherzustellen.  

Hier sind einige Möglichkeiten, wie KI in einem SIAM-Umfeld eingesetzt werden kann: 

Echtzeit-Überwachung und Diagnose

Echtzeit Daten aus verschiedenen Services und Systemen können überwacht und analysiert werden, um Abweichungen oder Probleme frühzeitig zu erkennen, und entsprechend Maßnahmen abzuleiten. Dies ermöglicht eine schnellere Fehlerbehebung und minimiert Ausfallzeiten.

Vorhersage von Problemen

KI kann anhand historischer Daten und maschinellen Lernens zukünftige Serviceprobleme vorhersagen. Dies ermöglicht proaktive Maßnahmen zur Vermeidung von Störungen.

Intelligente Berichterstellung und Analysen

Große Mengen von Daten, welche in einem Multi Provider Umfeld auftreten, zu analysieren und Einblicke in die Leistung von Dienstleistern und Servicebereitstellung zu erhalten, ist eine schwierige Aufgabe. KI kann hierbei helfen, diese Daten zu analysieren, und basierend auf den dadurch gewonnen Erkenntnissen die richtigen Schlüsse und Entscheidungen zu treffen.. Dies hilft bei der Optimierung der Servicequalität und der Kostenkontrolle. 

Chatbots und virtuelle Assistenten

KI-gesteuerte Chatbots können Kunden und Benutzern bei häufig gestellten Fragen und Problemen helfen. Sie können auch Support-Anfragen an die richtigen Dienstleister weiterleitenund so eine Entlastung am Service Desk ermöglichen. Der dadurch generierte Mehrwert ist eine effizientere Service Erbringung, und verbesserte User Experience. 

Verbesserung der Entscheidungsfindung

KI kann Daten analysieren und Empfehlungen für die Auswahl von Dienstleistern, Vertragsänderungen oder die Anpassung von SLAs geben, um die Servicequalität zu verbessern und Kosten zu optimieren.

Compliance-Management

Bei der Überwachung und Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften und Compliance-Anforderungen kann KI unterstützen, indem es automatisch Daten analysiert und die entsprechenden Compliance Berichte generiert.

Skalierbarkeit und Flexibilität

KI-Systeme können sich an sich ändernde Anforderungen und Umgebungen anpassen, indem sie kontinuierlich lernen und verbessern. Dadurch besteht die Möglichkeit, flexibler auf die Herausforderungen, die sich  in einer Multi Provider Umgebung ergeben, zu reagieren. 

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die erfolgreiche Implementierung von KI in einem SIAM-Umfeld sorgfältige Planung und Integration erfordert. Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Dienstleistern und die Integration von KI-Tools in bestehende Prozesse sind entscheidende Schritte, um sicherzustellen, dass KI tatsächlich einen Mehrwert bietet und die SIAM-Ziele unterstützt. 

Kosten sparen durch ITSM Tools? – Teil 2

Kosten sparen durch ITSM Tools? - Teil 2

Weitere Kosteneinsparungen mit SaaS-basierten ITSM-Lösungen

In der heutigen schnelllebigen digitalen Landschaft spielt IT Service Management (ITSM) eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung eines effizienten IT-Betriebs und der Bereitstellung erstklassiger Services für Unternehmen. In der Vergangenheit verließen sich Unternehmen auf on premise installierte ITSM-Lösungen, die erhebliche Vorabinvestitionen in Hardware, Softwarelizenzen und Wartung erforderten. Das Aufkommen von Software-as-a-Service (SaaS) hat das ITSM jedoch revolutioniert und bietet kostengünstige Alternativen ohne Kompromisse bei Funktionalität und Skalierbarkeit. In diesem Artikel gehen wir auf die Kosteneinsparungen ein, die mit der Einführung einer SaaS-basierten ITSM-Lösung verbunden sind, und auf die Frage, wie sie den Wert für Unternehmen steigern kann.

Wegfall der Vorabkosten für die Infrastruktur

Einer der wichtigsten Vorteile von SaaS-basierten ITSM-Tools ist der Wegfall der Vorabkosten für die Infrastruktur. Herkömmliche Vor-Ort-Lösungen erfordern oft erhebliche Investitionen in Server, Speicher und Netzwerkausrüstung. Wenn sich Unternehmen für eine SaaS-Lösung entscheiden, können sie diese Investitionskosten ganz vermeiden. Stattdessen können sie die Infrastruktur des Anbieters nutzen, die je nach Bedarf gewartet, aufgerüstet und skaliert wird. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, kostspielige Hardware anzuschaffen, und die Belastung des IT-Teams wird verringert. 

Preismodell nach dem Prinzip "Pay-as-you-go"

SaaS-basierte ITSM-Tools folgen in der Regel einem Pay-asyougo-Preismodell. Anstatt unbefristete Softwarelizenzen zu erwerben, wie es bei fast allen ITSM-Tool-Herstellern der Fall ist, zahlen Unternehmen eine wiederkehrende Abonnementgebühr auf der Grundlage ihrer Nutzung. Dieses Modell bietet mehrere Vorteile, wie z. B. vorhersehbare monatliche oder jährliche Ausgaben, die Möglichkeit, das Angebot je nach Bedarf zu vergrößern oder zu verkleinern, und die Flexibilität, die Kosten an den Geschäftsanforderungen auszurichten. Darüber hinaus sind Upgrades und neue Funktionen häufig in der Abonnementgebühr enthalten, so dass Unternehmen immer Zugang zur neuesten Technologie haben, ohne dass zusätzliche Kosten anfallen. 

Geringere Kosten für Wartung und Support

Bei lokalen ITSM-Lösungen sind die Unternehmen für die Wartung und den Support der Infrastruktur verantwortlich, einschließlich Serverwartung, Software-Upgrades, Sicherheits-Patches und Fehlerbehebung. Diese Aufgaben erfordern spezielle IT-Ressourcen, Fachwissen und laufende Kosten. Durch die Einführung eines SaaS-basierten ITSM-Tools können Unternehmen die Last der Wartung und des Supports auf den Service Provider abwälzen. Der Anbieter kümmert sich um System-Upgrades, Leistungsoptimierung und Sicherheitsverbesserungen, so dass sich das IT-Team auf seine Kerntätigkeiten konzentrieren kann.

Skalierbarkeit und Agilität

Wenn Unternehmen wachsen oder Nachfrageschwankungen erleben, wird die Skalierbarkeit zu einem entscheidenden Faktor. SaaS-basierte ITSM-Tools bieten eine beispiellose Skalierbarkeit, die es Unternehmen ermöglicht, ihre ITSM-Funktionen je nach den sich entwickelnden Anforderungen nahtlos zu erweitern oder zu reduzieren. Ganz gleich, ob es um die Erhöhung der Benutzerzahl, das Hinzufügen neuer Funktionen oder die Anpassung an einen wachsenden Kundenstamm geht, SaaS-Lösungen bieten die Flexibilität, ohne große Kostenfolgen nach oben oder unten zu skalieren. Dank dieser Flexibilität können Unternehmen schnell auf veränderte Marktbedingungen reagieren und eine optimale Ressourcennutzung sicherstellen. 

Verbesserte Produktivität und Zusammenarbeit

SaaS-basierte ITSM-Tools werden häufig mit fortschrittlichen Funktionen für die Zusammenarbeit geliefert, z. B. mit gemeinsamen Dashboards, Echtzeitbenachrichtigungen und integrierten Kommunikationskanälen. Diese Funktionen rationalisieren das Workflow-Management, erleichtern die teamübergreifende Zusammenarbeit und steigern die Produktivität. Durch den Einsatz einer einheitlichen Plattform, auf die von jedem Ort mit Internetanschluss aus zugegriffen werden kann, können Unternehmen Kommunikationssilos beseitigen, Verzögerungen reduzieren und die Gesamteffizienz verbessern. Die daraus resultierenden Produktivitätssteigerungen können sich in Kosteneinsparungen niederschlagen, da die Ressourcen optimal genutzt und Ausfallzeiten minimiert werden. 

Conclusio

Die Umstellung auf eine SaaS-basierte ITSM-Lösung bietet zahlreiche Vorteile, wobei Kosteneinsparungen ein wesentlicher Vorteil sind. Durch den Wegfall der Vorlaufkosten für die Infrastruktur, die Einführung eines Pay-asyougo-Preismodells und die Auslagerung von Wartungs- und Supportaufgaben können Unternehmen ihre ITSM-Ausgaben erheblich reduzieren. Die Skalierbarkeit, Agilität und Zusammenarbeitsfunktionen, die SaaS-Lösungen bieten, erhöhen die betriebliche Effizienz und führen zu weiteren Kosteneinsparungen. Da Unternehmen der Kostenoptimierung weiterhin Priorität einräumen und nach flexiblen und skalierbaren IT-Lösungen suchen, erweisen sich SaaS-basierte ITSM-Tools als eine überzeugende Option, die sowohl einen Mehrwert als auch langfristige Kosteneinsparungen bietet. 

Kosten sparen durch ITSM Tools? – Teil 1

Kosten sparen durch ITSM Tools? - Teil 1

Können Kosten durch die Nutzung von IT Service Management Lösungen eingespart werden, oder sind diese nur teure Klötze am Bein?

In der sich ständig weiterentwickelnden Technologielandschaft suchen Unternehmen ständig nach Möglichkeiten, ihre Abläufe zu optimieren, die Effizienz zu verbessern und Kosten zu senken. Eine leistungsstarke Lösung, die sich herauskristallisiert hat, ist der Einsatz eines entsprechenden IT Service Management-Tools (ITSM). ITSM-Tools bieten Unternehmen einen umfassenden Rahmen für die Verwaltung von IT Services, die Rationalisierung von Prozessen und die Steigerung der Kundenzufriedenheit. Neben diesen Vorteilen bergen ITSM-Tools auch erhebliche Kosteneinsparungspotenziale. In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Möglichkeiten ein, wie Unternehmen diese Kosteneinsparungen durch den strategischen Einsatz von ITSM-Tools erschließen können. 

Automatisierung von Prozessen

ITSM-Tools ermöglichen die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen. Durch die Automatisierung können Unternehmen Arbeitszeit und Ressourcen einsparen, da weniger manuelle Eingriffe erforderlich sind. Beispielsweise kann die Automatisierung von Incident-Management-Prozessen dazu beitragen, dass Support-Anfragen schneller bearbeitet werden und weniger Mitarbeiter für die manuelle Bearbeitung benötigt werden. 

Self-Service-Optionen

ITSM-Tools bieten oft Self-Service-Portale oder Wissensdatenbanken, in denen Benutzer selbstständig nach Lösungen für ihre Probleme suchen können. Durch die Bereitstellung von Self-Service-Optionen können Unternehmen den Support-Aufwand reduzieren, da weniger Support-Tickets generiert werden und weniger Support-Personal für grundlegende Anfragen benötigt wird. 

Effiziente Ressourcennutzung

ITSM-Tools ermöglichen eine effiziente Zuweisung und Verwaltung von Ressourcen wie Hardware, Software-Lizenzen und Arbeitszeit. Durch eine optimierte Ressourcennutzung können Unternehmen Kosten reduzieren, indem sie sicherstellen, dass Ressourcen effektiv genutzt und Verschwendung vermieden wird. 

Verbessertes Change Management

ITSM-Tools bieten Funktionen für das Change Management, um Änderungen an IT-Systemen zu planen, zu verfolgen und zu überwachen. Durch ein effektives Change Management können Unternehmen Ausfallzeiten und Störungen minimieren, die durch fehlerhafte Änderungen verursacht werden. Dies kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, da teure Wiederherstellungsmaßnahmen vermieden werden können. 

Verbesserte Reporting- und Analysefunktionen

ITSM-Tools bieten oft umfangreiche Reporting- und Analysefunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, wichtige Kennzahlen und Trends im IT Service Management zu verfolgen. Durch die Analyse dieser Daten können Unternehmen Schwachstellen und Engpässe identifizieren, Optimierungspotenziale erkennen und ihre Ressourcen effektiver einsetzen, was zu Kosteneinsparungen führen kann. 

Conclusio

Es ist wichtig zu beachten, dass die tatsächlichen Kosteneinsparungen von verschiedenen Faktoren abhängen, wie der Größe des Unternehmens, der Art der implementierten ITSM-Tools, der vorhandenen IT-Infrastruktur und den spezifischen Geschäftsanforderungen. Es empfiehlt sich daher, eine sorgfältige Bewertung durchzuführen und die Kosteneinsparungen im Zusammenhang mit den individuellen Gegebenheiten zu bewerten. 

In unserem nächsten Blog-Artikel werden wir die Potentiale durchleuchten, welche der Einsatz einer SaaS Lösung mit sich bringt.

Kollaborative Kultur vs. Collaboration Tools

Von Hand gezeichneter Eisberg

Kollaborative Kultur vs. Collaboration Tools

Sind Sie bereit einige Mythen rund um das Thema „kollaborative Organisationskultur“ aufzudecken?

Die “kollaborative Organisationskultur” ist in den letzten Jahren oft zur Sprache gekommen. Die sich daraus angehäuften Informationen entsprechen jedoch nicht ausschließlich der Wahrheit. Aufgrund dieser Ungewissheit haben wir uns auf die Suche nach den geläufigsten Mythen gemacht.

Mythos #1: Organisationskultur ist mit Organisationsklima gleichzusetzen

Mythos #2: “Kollaborative Organisationskultur” bedeutet, miteinander zu kollaborieren

Mythos #3: Collaboration Tools sind das Mittel zur Schaffung einer “kollaborativen Organisationskultur”

Können Sie die Wahrheit von den Mythen unterscheiden?

Mythos #1: Falsch

Hier die Organisationskultur und das Organisationsklima im Vergleich.

Organisationskultur:
Die Organisationskultur besteht in ihrem Kern aus Grundannahmen, die die Glaubenssysteme, beruhend auf menschliches Verhalten, Beziehungen, Realität und Wahrheit der Mitglieder einer Organisation, widerspiegeln [1]. Durch diese Faktoren wird die Bedeutung einer Organisation geprägt [1].

Organisationsklima:
Im Gegensatz dazu wird das Organisationsklima als eine gemeinsame Wahrnehmung der Umgebung in einer Organisation charakterisiert [2]. Dieses formt die Verhaltensweise und die Grundeinstellung zwischen den Mitgliedern einer Organisation [2].

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Organisationskultur nicht augenscheinlich ist, dennoch sind ihre Auswirkungen im Organisationsklima erkennbar.

 

Mythos #2: Nicht falsch, aber auch nicht richtig

Auch wenn diese Aussage nicht völlig der Realität entspricht, so beinhaltet sie doch ein Fünkchen Wahrheit. Die „kollaborative Organisationskultur“ umfasst zwar die Zusammenarbeit, ist aber nicht ausschließlich dadurch gekennzeichnet. Unter einer kollaborativen Kultur versteht man, „offen für das Wissen anderer zu sein und die Kompetenz zu haben, nicht nur das eigene, intern vorhandene Wissen zu verwenden, sondern dieses auch über externe Wissensressourcen … zu erweitern und altes und neues Wissen mit anderen zu teilen.“ [3]

Die Kollaboration ist ein Resultat einer „kollaborativen Organisationskultur“, die bestimmte Werte, Grundsätze und Verhaltensweisen umfasst [3]. Diese Werte sind darauf ausgelegt, nicht nur die Zusammenarbeit zu fördern, sondern auch die kollaborative Erwartung, die sich aus den Charakteristiken der Organisationskultur zusammensetzen, zu erfüllen [4]. Daraus entstehen Verhalten, die sich dem offenen Umgang mit Wissen, sowie der Schaffung einer Vertrauensbasis verschreiben [3].

 

Mythos #3: Falsch

Bevor zur Lösung übergegangen werden kann, muss der Begriff Collaboration Tools erstmals erläutert werden.

„Jede Collaboration-Software, die eine effiziente Kommunikation und Koordination von Mitarbeitenden in einem Unternehmen unterstützt, gilt als Collaboration-Tool.“ [5]

Beispiele dazu sind, Google Workspace, Microsoft 365 und Slack [5]. Das Ziel hierbei ist es, die beruflichen Aktivitäten ortsunabhängig zu gestalten, indem Informationen für jeden zugänglich gemacht werden [5]. Collaboration Tools haben keinen direkten Einfluss auf die Organisationskultur, da diese auf der Oberfläche der Organisationkultur operieren, und nicht die Grundannahmen der Mitglieder beeinflussen können. Die Organisationskultur hingegen bildet das Fundament, auf dem sich Collaboration Tools bewegen und eingesetzt werden. Ergo dessen wird die Anwendung von Collaboration Tools erheblich von der Organisationskultur beeinflusst und nicht umgekehrt.

Es ist wichtig, dass die Werte zwischen der Kultur und des eingeführten IT-Systems übereinstimmen [6]. Wenn das Zusammenspiel dieser Elemente nicht gegeben ist, entstehen Systemkonflikte [6]. Diese äußern sich dadurch, dass die Mitglieder einer Organisation, die Teil der Organisationskultur sind, versuchen, das System nach ihren Werten anzupassen [6]. Dabei spielt das Management bei der Durchsetzung und Gestaltung der organisatorischen Werte eine entscheidende Rolle, um diese mit dem Mehrwert der vom Unternehmen eingeführten IT-Systeme in Einklang zu bringen [6].

Bestehen Parallelen zwischen SIAM und „kollaborativen Organisationskulturen“?

Ein SIAM-Ökosystem besteht aus mehreren Service Providern, die aufgrund ihrer divergierenden Organisationskulturen, unterschiedliche Ziele verfolgen. Um dennoch eine Zusammenarbeit zu ermöglichen, muss eine gemeinsame “One Team“ Kultur geschaffen werden, welche vom Service Integrator ausgeht und vorgelebt werden muss. Dieser gewährleistet Zusammenarbeit, Wissensaustausch, Kommunikation in beide Richtungen sowie eine offene Denkweise.

Anhand dieser Charakteristiken wird Ihnen vielleicht etwas aufgefallen sein. Diese Eigenschaften entsprechen nämlich deren einer „kollaborative Organisationskultur“.

Einzelnachweise

3 Jahre Blueponte

Unternehmenszweck?
Der in Wien geborene Pionier der modernen Managementlehre Peter F. Drucker pflegte zu sagen:“ Der Zweck eines Unternehmens ist es, Kunden zu gewinnen und ihnen zu dienen.“ Viele Manager verstehen das. Nur wenige handeln danach.

Continue reading