Kosten sparen durch ITSM Tools? – Teil 1

Kosten sparen durch ITSM Tools? - Teil 1

Können Kosten durch die Nutzung von IT Service Management Lösungen eingespart werden, oder sind diese nur teure Klötze am Bein?

In der sich ständig weiterentwickelnden Technologielandschaft suchen Unternehmen ständig nach Möglichkeiten, ihre Abläufe zu optimieren, die Effizienz zu verbessern und Kosten zu senken. Eine leistungsstarke Lösung, die sich herauskristallisiert hat, ist der Einsatz eines entsprechenden IT Service Management-Tools (ITSM). ITSM-Tools bieten Unternehmen einen umfassenden Rahmen für die Verwaltung von IT Services, die Rationalisierung von Prozessen und die Steigerung der Kundenzufriedenheit. Neben diesen Vorteilen bergen ITSM-Tools auch erhebliche Kosteneinsparungspotenziale. In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Möglichkeiten ein, wie Unternehmen diese Kosteneinsparungen durch den strategischen Einsatz von ITSM-Tools erschließen können. 

Automatisierung von Prozessen

ITSM-Tools ermöglichen die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen. Durch die Automatisierung können Unternehmen Arbeitszeit und Ressourcen einsparen, da weniger manuelle Eingriffe erforderlich sind. Beispielsweise kann die Automatisierung von Incident-Management-Prozessen dazu beitragen, dass Support-Anfragen schneller bearbeitet werden und weniger Mitarbeiter für die manuelle Bearbeitung benötigt werden. 

Self-Service-Optionen

ITSM-Tools bieten oft Self-Service-Portale oder Wissensdatenbanken, in denen Benutzer selbstständig nach Lösungen für ihre Probleme suchen können. Durch die Bereitstellung von Self-Service-Optionen können Unternehmen den Support-Aufwand reduzieren, da weniger Support-Tickets generiert werden und weniger Support-Personal für grundlegende Anfragen benötigt wird. 

Effiziente Ressourcennutzung

ITSM-Tools ermöglichen eine effiziente Zuweisung und Verwaltung von Ressourcen wie Hardware, Software-Lizenzen und Arbeitszeit. Durch eine optimierte Ressourcennutzung können Unternehmen Kosten reduzieren, indem sie sicherstellen, dass Ressourcen effektiv genutzt und Verschwendung vermieden wird. 

Verbessertes Change Management

ITSM-Tools bieten Funktionen für das Change Management, um Änderungen an IT-Systemen zu planen, zu verfolgen und zu überwachen. Durch ein effektives Change Management können Unternehmen Ausfallzeiten und Störungen minimieren, die durch fehlerhafte Änderungen verursacht werden. Dies kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, da teure Wiederherstellungsmaßnahmen vermieden werden können. 

Verbesserte Reporting- und Analysefunktionen

ITSM-Tools bieten oft umfangreiche Reporting- und Analysefunktionen, die es Unternehmen ermöglichen, wichtige Kennzahlen und Trends im IT Service Management zu verfolgen. Durch die Analyse dieser Daten können Unternehmen Schwachstellen und Engpässe identifizieren, Optimierungspotenziale erkennen und ihre Ressourcen effektiver einsetzen, was zu Kosteneinsparungen führen kann. 

Conclusio

Es ist wichtig zu beachten, dass die tatsächlichen Kosteneinsparungen von verschiedenen Faktoren abhängen, wie der Größe des Unternehmens, der Art der implementierten ITSM-Tools, der vorhandenen IT-Infrastruktur und den spezifischen Geschäftsanforderungen. Es empfiehlt sich daher, eine sorgfältige Bewertung durchzuführen und die Kosteneinsparungen im Zusammenhang mit den individuellen Gegebenheiten zu bewerten.
In unserem nächsten Blog-Artikel werden wir die Potentiale durchleuchten, welche der Einsatz einer SaaS Lösung mit sich bringt.
Hier geht es zum zweiten Teil dieser Blogreihe: Kosten sparen durch ITSM Tools? – Teil 2

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Kollaborative Kultur vs. Collaboration Tools

Von Hand gezeichneter Eisberg

Kollaborative Kultur vs. Collaboration Tools

Sind Sie bereit einige Mythen rund um das Thema „kollaborative Organisationskultur“ aufzudecken?

Die “kollaborative Organisationskultur” ist in den letzten Jahren oft zur Sprache gekommen. Die sich daraus angehäuften Informationen entsprechen jedoch nicht ausschließlich der Wahrheit. Aufgrund dieser Ungewissheit haben wir uns auf die Suche nach den geläufigsten Mythen gemacht.

Mythos #1: Organisationskultur ist mit Organisationsklima gleichzusetzen

Mythos #2: “Kollaborative Organisationskultur” bedeutet, miteinander zu kollaborieren

Mythos #3: Collaboration Tools sind das Mittel zur Schaffung einer “kollaborativen Organisationskultur”

Können Sie die Wahrheit von den Mythen unterscheiden?

Mythos #1: Falsch

Hier die Organisationskultur und das Organisationsklima im Vergleich.

Organisationskultur:
Die Organisationskultur besteht in ihrem Kern aus Grundannahmen, die die Glaubenssysteme, beruhend auf menschliches Verhalten, Beziehungen, Realität und Wahrheit der Mitglieder einer Organisation, widerspiegeln [1]. Durch diese Faktoren wird die Bedeutung einer Organisation geprägt [1].

Organisationsklima:
Im Gegensatz dazu wird das Organisationsklima als eine gemeinsame Wahrnehmung der Umgebung in einer Organisation charakterisiert [2]. Dieses formt die Verhaltensweise und die Grundeinstellung zwischen den Mitgliedern einer Organisation [2].

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Organisationskultur nicht augenscheinlich ist, dennoch sind ihre Auswirkungen im Organisationsklima erkennbar.

 

Mythos #2: Nicht falsch, aber auch nicht richtig

Auch wenn diese Aussage nicht völlig der Realität entspricht, so beinhaltet sie doch ein Fünkchen Wahrheit. Die „kollaborative Organisationskultur“ umfasst zwar die Zusammenarbeit, ist aber nicht ausschließlich dadurch gekennzeichnet. Unter einer kollaborativen Kultur versteht man, „offen für das Wissen anderer zu sein und die Kompetenz zu haben, nicht nur das eigene, intern vorhandene Wissen zu verwenden, sondern dieses auch über externe Wissensressourcen … zu erweitern und altes und neues Wissen mit anderen zu teilen.“ [3]

Die Kollaboration ist ein Resultat einer „kollaborativen Organisationskultur“, die bestimmte Werte, Grundsätze und Verhaltensweisen umfasst [3]. Diese Werte sind darauf ausgelegt, nicht nur die Zusammenarbeit zu fördern, sondern auch die kollaborative Erwartung, die sich aus den Charakteristiken der Organisationskultur zusammensetzen, zu erfüllen [4]. Daraus entstehen Verhalten, die sich dem offenen Umgang mit Wissen, sowie der Schaffung einer Vertrauensbasis verschreiben [3].

 

Mythos #3: Falsch

Bevor zur Lösung übergegangen werden kann, muss der Begriff Collaboration Tools erstmals erläutert werden.

„Jede Collaboration-Software, die eine effiziente Kommunikation und Koordination von Mitarbeitenden in einem Unternehmen unterstützt, gilt als Collaboration-Tool.“ [5]

Beispiele dazu sind, Google Workspace, Microsoft 365 und Slack [5]. Das Ziel hierbei ist es, die beruflichen Aktivitäten ortsunabhängig zu gestalten, indem Informationen für jeden zugänglich gemacht werden [5]. Collaboration Tools haben keinen direkten Einfluss auf die Organisationskultur, da diese auf der Oberfläche der Organisationkultur operieren, und nicht die Grundannahmen der Mitglieder beeinflussen können. Die Organisationskultur hingegen bildet das Fundament, auf dem sich Collaboration Tools bewegen und eingesetzt werden. Ergo dessen wird die Anwendung von Collaboration Tools erheblich von der Organisationskultur beeinflusst und nicht umgekehrt.

Es ist wichtig, dass die Werte zwischen der Kultur und des eingeführten IT-Systems übereinstimmen [6]. Wenn das Zusammenspiel dieser Elemente nicht gegeben ist, entstehen Systemkonflikte [6]. Diese äußern sich dadurch, dass die Mitglieder einer Organisation, die Teil der Organisationskultur sind, versuchen, das System nach ihren Werten anzupassen [6]. Dabei spielt das Management bei der Durchsetzung und Gestaltung der organisatorischen Werte eine entscheidende Rolle, um diese mit dem Mehrwert der vom Unternehmen eingeführten IT-Systeme in Einklang zu bringen [6].

Bestehen Parallelen zwischen SIAM und „kollaborativen Organisationskulturen“?

Ein SIAM-Ökosystem besteht aus mehreren Service Providern, die aufgrund ihrer divergierenden Organisationskulturen, unterschiedliche Ziele verfolgen. Um dennoch eine Zusammenarbeit zu ermöglichen, muss eine gemeinsame “One Team“ Kultur geschaffen werden, welche vom Service Integrator ausgeht und vorgelebt werden muss. Dieser gewährleistet Zusammenarbeit, Wissensaustausch, Kommunikation in beide Richtungen sowie eine offene Denkweise. Anhand dieser Charakteristiken wird Ihnen vielleicht etwas aufgefallen sein. Diese Eigenschaften entsprechen nämlich deren einer „kollaborative Organisationskultur“.

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Einzelnachweise

3 Jahre Blueponte

Unternehmenszweck?
Der in Wien geborene Pionier der modernen Managementlehre Peter F. Drucker pflegte zu sagen:“ Der Zweck eines Unternehmens ist es, Kunden zu gewinnen und ihnen zu dienen.“ Viele Manager verstehen das. Nur wenige handeln danach.

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